情報収集とは？重要性から有効な方法・手順まで解説
ビジネスにおいて情報収集は必要不可欠な取り組みです。しかし、膨大な情報が飛び交う昨今では、目的とする情報を正確かつ効率的に収集できていないといった課題に直面している方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、情報収集の基本やビジネスにおいて情報収集が重要である理由、手順と方法、効率的に情報収集を行うコツをご紹介します。
情報収集とは？
ビジネスにおける情報収集とは、ビジネスに必要とされる情報を集めることを指します。例えば、担当する業務の下調べやマーケットの動向、他者の状況や商品概要や価格、口コミ、関連するニュース、経営の意思決定のための判断材料、自社の評判やリスク情報などあらゆるテーマや目的で情報収集は行われています。
個人が行う情報収集と比べて、ビジネスにおける情報収集は意思決定に深く関わることから、正確性と信頼性、迅速性が特に強く求められる点に特徴があります。
情報収集の対象・種類
情報収集を行うに当たって、収集する情報には次のような種類があります。
定量情報と定性情報
定量情報とは数値化できる情報であり、定性情報は数値化できない情報のことです。
ビジネスにおいて、インターネット上で収集される定量情報には、競合他社の商品価格や商品点数、売上高、Webサイトへのアクセス数などが挙げられます。一方、定性情報としては顧客の口コミから得られる感想やSNSの投稿から得られる好意的な感情など数値化できない言葉や行動などを指します。
ビジネスにおける情報収集では、どちらか一方に偏ることなく実施する必要があります。また、目的や収集対象によっては定量情報と定性情報を明確に切り分けて収集することで、効率的な情報収集が可能になります。
一次情報と二次情報
情報源による違いです。一次情報は、発信元となる情報を指し、二次情報は他者が作成した情報を二次利用している情報を指します。調査結果情報を例にすると、一次情報は調査を実施した人物もしくは団体が自ら公開している情報となります。二次情報は、その調査を実施した人物もしくは団体が公開した調査結果をもとに新聞やテレビ番組が報道した情報のことです。
ビジネスにおける情報収集においては、正確性や信頼性の面から一次情報を対象とすることが多い傾向にあります。
情報収集が重要である理由
情報収集の重要性・必要性は以下の通りです。
課題解決の一助となる
ビジネスにおける情報収集は、何らかの課題を解決するために行われます。例えば、ある特定の地域に存在する店舗の売れ行きが良くないという課題に直面した場合、その店舗を取り巻くヒト・モノ・カネにどのようなことが起きているのか、要因を特定したくなるでしょう。そこで、要因となりえる情報を収集すること、ボトルネックを特定し、店舗の売れ行き改善といった課題解決が実現できます。
情報がない、もしくは情報が収集できない状態では、課題の解決はおろか、ボトルネックの特定すらできない確率が高まります。
意思決定の質が向上する
経営や事業、営業など、企業において、重要な意思決定のシーンは数多くあります。そのような状況において、収集した情報を活用することで、属人的な知識や勘、経験に依存せず、客観的なデータに基づく判断が可能となり、意思決定の質を向上させることができます。
また、意思決定にかかる時間を短くすることも可能です。情報がない状態は、判断基準がないと言い換えられ、何をもって意思決定をすればよいのか分からない、ということになります。収集した情報を活用すれば、意思決定に必要な要素やその判断基準をスムーズに用意でき、ビジネスの推進力が増すことになります。
競合・市場調査によって、ビジネス環境を把握できる
昨今、競合調査を行う際には、インターネット上の情報が重要になってきています。情報収集は、市場全体や競合他社の動向を把握するために欠かせない取り組みです。自社の戦略に遅れを取らないためにも、常に最新情報を集めることが重要です。
情報収集の基本的な手順
続いて、情報収集の基本的な手順をご紹介します。大まかなプロセスとして、収集→整理→共有→活用ですが、収集の前段階としてプロジェクトの方針を決定する工程も必要です。そちらを踏まえた基本的な手順を解説します。
1.課題の洗い出し・目的の明確化
まずは自社が抱える現状課題を洗い出し、情報収集を何のために行うのか、目的を明確にします。ただ漠然と「役に立ちそうだから」と情報を集めることは非効率的であり、リソースの無駄になってしまいます。
2.予算とスケジュールの計画を立てる
目的が明確になれば、計画を立てていきます。目的を達成するためにどの程度の情報を収集すればよいか、といったゴールの状態や期限を設け、それに応じたスケジュールや予算計画を立てます。自分一人で作業が完結する場合もあれば、複数人で対応する場合もあるため、必要に応じて関係者のスケジュールや予算についても、社内で合意を取る必要があります。
3.情報源の吟味・優先順位の決定
情報収集を始める前に、情報源を十分に吟味して決定します。正確性、信頼性の面で確かな情報源でなければ、情報収集の質が下がり、目的の達成にもつながりません。ビジネスにおいてよく利用される信頼性の高い情報源としては、政府や地方自治体などの公共機関が公開している資料、シンクタンク・業界団体による調査結果などが挙げられます。
また、収集する情報の優先順位を決めておくと効率的に進められます。万が一、時間内に終わらなかった場合も、優先順位の高いものから行っておけば、損失を最低限にすることができるでしょう。
4.情報収集に最適な方法を選択する
情報収集の方法として最適なものを選びましょう。後ほど詳しくご紹介しますが、オンラインなのかオフラインなのか、自社の社員が手動で行うか、ツールを利用するか、代行サービスを利用するか、などいくつかの選択肢があります。
5.情報収集を実行する
選択した方法を用いて情報収集を実行します。
6.収集した情報の整理
収集した情報は、そのままの状態では活用できない場合がほとんどです。情報の事実確認や取捨選択などを行い、必要な情報に絞ってから整理・分類し、必要に応じてグラフや表などで可視化することで、使い勝手の良い形態に整えます。
7.情報を共有する
複数人が使用する情報の場合は、各メンバーが適切に活用できるように共有します。単にテキストで共有するだけでなく、人数や目的に応じて、チャットツールやファイル共有ツールなど使い勝手がよい手段で保存・共有・管理しましょう。
8.情報を活用する
共有された情報を目的のために活用します。これまでの情報収集のプロセスは、情報が有効に活用されて初めて意味を成します。最初の段階で行った「課題の洗い出し・目的の明確化」を踏まえて、企業やプロジェクトの目的に適した情報活用を進めていきましょう。
情報の活用がうまく進まない場合を見越して、サポート部門や担当者、ツールなどを整備しておくと、よりよい情報活用が実現できます。
情報収集の方法
情報収集における主な方法を確認しておきましょう。
Webブラウザを利用した検索
現代における情報収集の基本は、人がインターネットを介してブラウザを開き、検索エンジンで単語を打ち込んで検索する方法です。Webサイトの中でも、企業ホームページやニュースメディア、個人ブログ、SNSなどが存在します。各媒体で発信者が企業の場合と個人の場合があり、情報の信憑性や更新性、アクセシビリティなどに差異があるため、目的に応じた媒体から情報を収集する必要があります。
Webスクレイピング
Webスクレイピングとは、Web上の特定の情報を自動的に抽出する技術であり、プログラミングやツールによって大量の情報を効率的に集めることができる方法です。自動的に必要な情報を取得できるため、手動と比べて時間短縮やリソース削減につながります。
関連記事：Webスクレイピングとは？仕組みや活用事例など分かりやすく解説！
情報収集代行・コンサルティングサービス
情報収集の代行サービスや特有の情報を提供してくれるコンサルティングサービスを利用する方法です。指定の情報を伝えれば、収集して納品してくれます。
インタビュー・アンケート調査
調査対象者の人数に合わせて、オンライン、もしくはオフラインで調査を実施し、その結果を収集する方法です。オンラインの調査では、インターネットリサーチが代表的ですが、Webアンケートツール・サービスを利用する方法もあります。比較的調査対象者が多く、全体の傾向を調査する目的で行う場合が多いです。調査対象者が少なく、深い示唆を得たい場合は、Web会議ツールを使用したインタビュー形式を行うケースもあります。
オフラインの調査では、個人もしくはグループでの対面インタビューや店頭調査、会場調査、ホームユーステスト、ホームビジットなどの手段があり、いずれも少数の対象者に直接ヒアリングを行うため、洞察の深さと情報量の多さが特徴です。
新聞・テレビなどのマスメディア
新聞やテレビなどのマスメディアによるニュースやコラムなどを通じて、多様な情報を得ることができます。時事的でタイムリーな情報はもちろんのこと、有識者による専門的な見解などを得ることも可能です。最近ではインターネット上でも同様の情報を取得することができるようになっています。
書籍
ビジネス書や専門書籍など書籍から得られる情報も多くあります。マスメディアと比較すると情報の新規性は低くなりますが、複数の書籍を購読することで、特定のテーマを網羅的かつ体系的に学ぶことができます。
情報収集のコツ
では、情報収集を正確かつ効率的に行うにはどうすればよいでしょうか。情報収集のコツをいくつかご紹介します。
目的がブレないようにする
情報収集で重要なのは目的設定と述べましたが、あらかじめ設定した目的は、情報収集の開始から終了まで、ブレないようにすることが重要です。「～という課題を解決するため」など、あくまで目的を達成するために実行することで、無駄のない活動になります。
収集対象に合わせたツールの活用
収集したい情報の種類によっても情報収集の方法は異なってきます。例えば、ECサイトの価格情報をできるだけ多く集めたいといった場合は、対象とするECサイトが膨大になるため、手動で行うよりもWebスクレイピングによる自動収集や代行サービスの利用が適しているでしょう。近年は、情報収集に長けたツールも多く開発されているため、収集対象に適したツールを判断することがポイントといえます。
偏りのない情報収集を心がける
定性情報を収集する際には、対象が人の意見や見解であることも多いため、偏った内容ばかり集めると情報収集の精度が落ちてしまいます。複数の情報源や方法を選択し、主観や偏見を捨てて、可能な限り公平な情報収集に努めましょう。
情報収集を自動化する仕組み作り
情報収集は一過性の場合もありますが、多くは定期的に実施することになります。情報収集を自動化する仕組み作りを行うことで、情報収集にかかる時間を短縮し、常に最新情報を収集できている状態を作ることができます。
情報収集に役立つツール導入について
上述した通り、収集したい情報に応じたツール導入も検討するとよいでしょう。情報収集ツールを導入することで、生産性向上が期待できます。情報収集ツールという手段を知らない状態では、手動で対象の情報を収集するほかなく、非常に多くの手間と時間がかかってしまうでしょう。そのような工数を最小化し、短時間で高品質な情報を収集でき、業務効率化まで実現できます。
また、不足なく情報を収集できる点もメリットです。価格変動データなど最新情報を取得する必要がある場合は、情報収集の頻度も高く、漏れが発生しやすくなります。ツールを活用することで、その抜け漏れを最小限に留めることが可能になります。
情報収集ツールの代表例として、指定の情報をスクレイピングし、収集データを納品してくれるWebスクレイピングサービスの利用を検討してみてもよいでしょう。Webスクレイピング＆Webクローリングツールの「ShtockData」なら、情報取集を自動化し、人的コスト削減につながります。テンプレート機能やAIデータ整形機能などにより、すぐに・誰でも・簡単に活用できるツールです。詳細は以下よりご覧ください。
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まとめ
ビジネスにおける情報収集は、重要な理由があり、目的を達成するために適切な方法で行うことが求められます。自動化を見据えながら、正確かつ効率的な情報収集を目指して実行していきましょう。
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